- 投訴受理與溝通：及時接收客戶的投訴信息，詳細記錄投訴的內容、時間、客戶要求等關鍵細節。與客戶保持密切溝通，了解投訴的具體情況和客戶期望的解決方案，安撫客戶情緒，表達解決問題的誠意和決心。

- 原因調查與分析：組織相關部門對投訴問題進行深入調查，收集與問題相關的產品信息、生產記錄、檢驗報告等資料。運用質量管理工具和方法，如魚骨圖、5W1H等，分析問題產生的根本原因。

- 解決方案制定與實施：根據問題的根本原因，制定切實可行的解決方案。協調生產、技術、采購等部門，確保解決方案得到有效實施。在實施過程中，跟蹤進展情況，及時解決出現的問題。

- 效果驗證與反饋：對解決方案的實施效果進行驗證，確保問題得到徹底解決，客戶的投訴得到有效處理。將處理結果及時反饋給客戶，確認客戶對處理結果的滿意度。

- 預防措施制定與跟進：針對客戶投訴中暴露的問題，制定相應的預防措施，防止類似問題再次發生。跟進預防措施的執行情況，定期對預防措施的有效性進行評估和調整。

- 數據統計與分析：對客戶投訴的數據進行統計和分析，如投訴類型、投訴數量、問題發生率等。通過數據分析，發現產品質量和管理體系中存在的薄弱環節，為公司的質量改進提供依據。